1. Definición de las partes y objeto del documento
Arkana Media, S.A.S. de C.V. (en adelante “Arkana Media” o “la Empresa”), con domicilio en Estado de Hidalgo, y la persona física o moral que contrate sus servicios (en adelante “el Cliente”) acuerdan lo siguiente: los presentes Términos y Condiciones regulan la prestación de servicios profesionales de estrategia y producción audiovisual que Arkana Media ofrece a sus clientes. Arkana Media y el Cliente pueden ser referidos en conjunto como “las Partes”. La prestación de cualquier servicio de Arkana Media está condicionada a la aceptación de estos Términos y Condiciones por parte del Cliente. Al contratar nuestros servicios, el Cliente declara haber leído, entendido y aceptado expresamente las presentes condiciones como requisito indispensable para iniciar la relación comercial.

2. Alcance y modalidades del servicio
Arkana Media ofrece soluciones integrales de marketing y producción creativa (branding, contenidos audiovisuales, campañas digitales, gestión de redes, etc.) adaptadas a los objetivos del cliente. Trabajamos bajo el modelo “Todo en Casa”, es decir, nos encargamos internamente de cada etapa del proyecto, sin intermediarios, controlando cada detalle para garantizar coherencia y eficiencia. Esto implica que Arkana Media proporciona un servicio completo, desde la conceptualización inicial hasta la ejecución final y la medición de resultados, sin subcontrataciones externas innecesarias. El alcance específico de cada servicio se detallará en la propuesta o contrato comercial, pudiendo incluir proyectos puntuales (por ejemplo, producción de video, diseño de identidad) o servicios continuos (por ejemplo, campañas mensuales de redes sociales).

3. Proceso de trabajo por etapas
Arkana Media sigue un proceso por etapas planificado para asegurar que el proyecto refleje la esencia y los objetivos del Cliente. En general, el flujo de trabajo comprende:

• Conceptualización: Definición de la idea, objetivos y estrategia creativa inicial.

• Desarrollo de guiones y planeación: Elaboración de guiones, storyboards, planes de medios o contenido según corresponda.

• Producción: Producción o grabación de los contenidos (filmación, diseño gráfico, grabación de audio, etc.).

• Postproducción: Edición, montaje, diseño de sonido, ajustes de color, animaciones y preparativos finales.

• Entrega y difusión: Revisión conjunta con el Cliente y entrega del material final; diseño de estrategia de lanzamiento y seguimiento de resultados.

Cada etapa se revisa con el Cliente antes de avanzar a la siguiente, garantizando alineación con las expectativas. Así, “trabajamos de la mano con nuestros clientes, paso a paso” desde la idea inicial hasta la difusión y medición de resultados. Cualquier ajuste en el alcance o en las entregas se gestionará mediante comunicación previa entre las Partes.

4. Política de revisiones
El Cliente tendrá derecho a las revisiones incluidas en la cotización o contrato original. Según esta política, el Cliente puede solicitar las rondas de corrección pactadas para los entregables. Una vez aprobada la versión final del proyecto, éste se da por concluido y cualquier solicitud de modificación adicional deberá pactarse como trabajo extra. En particular:

• Derecho a revisiones: El Cliente podrá pedir las revisiones acordadas en la propuesta inicial.

• Aprobación final: Cuando el Cliente aprueba la entrega final, el proyecto se considera terminado. Cualquier cambio posterior requerirá un nuevo acuerdo y, en su caso, el pago de honorarios adicionales.

Por tanto, es responsabilidad del Cliente revisar con detenimiento el material entregado antes de la aprobación final. Se recomienda especificar con claridad cualquier cambio durante las etapas intermedias. Si surge algún trabajo adicional no previsto inicialmente, Arkana Media lo cotizará aparte.

5. Esquema de pagos y penalizaciones por mora
Los honorarios por los servicios contratados se pagarán en las condiciones acordadas entre las Partes (por ejemplo, anticipos y pagos parciales según hitos del proyecto). Generalmente, se establece un pago inicial (depósito o anticipo) al firmar el contrato o aprobar la propuesta, y el saldo al finalizar o entregar el proyecto. Los montos se expresarán en pesos mexicanos.

• Formas de pago: El Cliente debe realizar los pagos en las fechas acordadas (transferencia bancaria, depósito o el medio convenido). Si se trata de pagos en varios plazos, cada uno debe cubrirse en el plazo estipulado. Arkana Media no iniciará nuevas etapas del trabajo hasta haber recibido el pago correspondiente según el cronograma acordado.

• Penalizaciones por mora: En caso de retraso en el pago, el Cliente incurrirá en intereses moratorios. La tasa máxima vigente en México es del 2.5% mensual sobre el saldo adeudado (tal como lo establece la legislación aplicable), por lo que Arkana Media no cobrará un porcentaje superior. Los intereses se computan desde el día siguiente al vencimiento pactado y se aplican sobre el monto impago hasta su pago total. El Cliente reconoce y acepta que el pago puntual es esencial para la ejecución correcta del servicio.

Todos los pagos deberán realizarse libres de cualquier retención, impuesto o gasto bancario, salvo acuerdo expreso en contrario. Si el Cliente señala discrepancias en las facturas, deberá notificarlas por escrito dentro de 5 días hábiles; de lo contrario, las facturas se considerarán correctas y aceptadas.

6. Cancelaciones, suspensiones y terminaciones anticipadas

• Solicitud de cancelación: Cualquier cancelación por parte del Cliente debe comunicarse por escrito (correo electrónico dirigido a Arkana Media). Arkana Media considerará la solicitud en los términos siguientes:

  • Antes del inicio de los servicios: Si se cancela el proyecto antes de que Arkana Media inicie los trabajos acordados, se reembolsará al Cliente el 80% del monto ya pagado, descontando el valor proporcional de cualquier labor previa efectuada.

  • Una vez iniciado el proyecto: Si la cancelación ocurre después de haber comenzado la ejecución (por ejemplo, tras desarrollarse guiones o filmarse material), no procederá ningún reembolso por los pagos efectuados. En este caso, la cancelación sólo surtirá efecto una vez concluida la etapa en curso.

• Suspensión de servicios: Si el Cliente solicita suspender temporalmente los servicios o no proporciona la información necesaria en tiempo oportuno, Arkana Media podrá pausar el trabajo. La suspensión no libera al Cliente de sus obligaciones de pago ni evita la aplicación de penalizaciones por demora. Los plazos de entrega se reprogramarán una vez que cese la causa de suspensión. Arkana Media no será responsable de retrasos derivados de la falta de cooperación oportuna del Cliente.

• Terminación anticipada por ambas partes: Cualquiera de las Partes podrá dar por terminado anticipadamente el proyecto por incumplimiento grave de la otra, previa notificación por escrito y otorgando un plazo razonable para subsanar. En caso de terminación por parte de Arkana Media sin culpa del Cliente, ésta reembolsará al Cliente los montos no devengados correspondientes. En todo caso, se considerarán obligaciones consumadas las parciales que estén pagadas y ejecutadas.

• Fuerza mayor: En casos de causa extraordinaria o fuerza mayor (desastres naturales, pandemia, fallas tecnológicas, conflictos laborales, actos de autoridad, etc.), ninguna de las Partes será responsable por el retraso o incumplimiento de sus obligaciones. Durante el evento de fuerza mayor las obligaciones se suspenderán y una vez desaparecida la causa se reanudarán los términos suspendidos.
   

7. Derechos de uso y propiedad intelectual
Todo el material, diseños, guiones, videos y demás entregables generados por Arkana Media en la ejecución de los servicios (en adelante, “el Material”) estará sujeto a lo siguiente:

• Cesión al Cliente: Una vez que el Cliente haya pagado en su totalidad los honorarios pactados, Arkana Media le cede todos los derechos de explotación económica del Material sobre el producto final (derechos patrimoniales de autor). Esto incluye la facultad de reproducir, distribuir, comunicar públicamente y modificar el Material final para sus propios fines. El Artículo 12 del Código Civil Federal dispone que las leyes mexicanas rigen los actos dentro de la República, por lo que esta cesión se entenderá sujeta a la legislación aplicable en México.

• Reservas de Arkana Media: Hasta que se haya cubierto el pago total, Arkana Media conserva los derechos correspondientes, y sólo al concluirse el servicio (conforme a lo anterior) el Cliente adquiere plenamente los derechos de uso. Sin embargo, Arkana Media se reserva el derecho de utilizar partes del proyecto con fines de promoción de su trabajo. Uso en portafolio: Arkana Media podrá incluir el Material (o partes de éste) en su portafolio, sitio web o material promocional, pero solo si cuenta con la autorización previa y por escrito del Cliente. Bajo ninguna circunstancia se hará uso público del trabajo realizado sin el consentimiento expreso del Cliente. Esta autorización es requisito indispensable; en caso contrario, Arkana Media se compromete a no divulgar el Material como muestra de su trabajo.

• Obligación del Cliente: El Cliente garantiza que cualquier contenido o material que proporcione para la realización del proyecto (imágenes, textos, logotipos, etc.) no infringe derechos de terceros. El Cliente asumirá cualquier reclamación derivada de la infracción de derechos de autor o propiedad intelectual que ocurra por el uso de material proporcionado por él.
   

8. Obligaciones de confidencialidad
Las Partes reconocen que durante la relación contractual pueden intercambiar información confidencial y estratégica. Ambas se obligan a mantener dicha información bajo estricta reserva, de conformidad con el Contrato de Confidencialidad firmado entre ellas. En palabras del contrato tipo de confidencialidad, “ambas partes prometen cumplir con el deber de confidencialidad”. Ello implica que ninguna de las Partes revelará datos, estrategias, know-how, secretos comerciales, información técnica o comercial ni cualquier otro dato reservado de la otra Parte a terceros, salvo autorización expresa. El incumplimiento de esta obligación dará lugar a las sanciones establecidas en el Contrato de Confidencialidad, incluyendo indemnizaciones por daños.
Asimismo, Arkana Media garantiza que sus colaboradores internos (empleados, proveedores o freelance) firmarán acuerdos similares de confidencialidad. Tras concluir el proyecto, ambas Partes continuarán obligadas a no divulgar la información clasificada obtenida durante la prestación del servicio.

9. Protección de datos personales
Arkana Media se compromete a cumplir con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) y su reglamento. La información personal del Cliente y de los usuarios se tratará conforme a lo señalado en el Aviso de Privacidad disponible en nuestro sitio web. Dicho aviso establece qué datos recabamos, con qué fines los usamos y los derechos que asisten al titular. En particular, el Cliente podrá ejercer en todo momento sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO) de sus datos personales conforme a lo descrito en el Aviso de Privacidad. Para ello, podrá contactar a Arkana Media mediante los medios indicados en ese aviso. Arkana Media únicamente utilizará los datos personales proporcionados por el Cliente para fines de la relación comercial (prestación del servicio, facturación y comunicación), y no transferirá dicha información a terceros sin consentimiento, excepto conforme a ley.
Además, Arkana Media adopta medidas de seguridad técnicas y administrativas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, uso inadecuado o divulgación indebida. Cualquier tratamiento de datos sensibles o especialmente protegidos se hará con autorización expresa del titular y de acuerdo con la legislación aplicable.

10. Limitación de responsabilidad y fuerza mayor
Arkana Media realizará sus servicios con la diligencia profesional debida, pero el Cliente reconoce que ningún servicio creativo puede garantizar un resultado específico (p.ej. posicionamiento, alcance, ventas). En consecuencia, Arkana Media no se hace responsable de resultados económicos, daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidades u otros daños especiales que puedan derivarse del uso de los servicios prestados. Su responsabilidad total estará limitada al monto efectivamente pagado por el Cliente en el contrato correspondiente. Sólo en caso de dolo o negligencia grave de Arkana Media subsistiría responsabilidad adicional.
Por otro lado, ninguna de las Partes será responsable por incumplimientos totales o parciales atribuibles a causas de fuerza mayor o caso fortuito (actos de autoridad, desastres naturales, pandemias, fallas de servicios básicos o tecnológicos, conflictos laborales, etc.). En tales eventos, se suspenderán las obligaciones mientras perdure la causa y se reanudarán una vez superada. Arkana Media procurará notificar al Cliente tan pronto sea posible la ocurrencia de un evento de fuerza mayor, y ambas Partes acordarán de buena fe las medidas necesarias para mitigar el impacto.
Asimismo, los plazos de entrega o ejecución de las etapas podrán extenderse sin responsabilidad en caso de demora justificada imputable al Cliente (por ejemplo, entrega tardía de materiales, falta de aprobación o pago). Arkana Media no será responsable de retrasos ocasionados por la falta de respuesta oportuna del Cliente durante el proceso. En ningún caso Arkana Media se considerará responsable por contingencias ajenas a su control.

11. Ley aplicable y jurisdicción
Estos Términos y Condiciones se regirán e interpretarán conforme a las leyes de los Estados Unidos Mexicanos. Conforme al artículo 12 del Código Civil Federal, las leyes mexicanas rigen todos los actos que ocurran en el territorio nacional. Para la interpretación de este documento y la solución de cualquier conflicto derivado del mismo, las Partes se someten a la jurisdicción de los tribunales competentes del Estado de Hidalgo, renunciando expresamente a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles por razón de sus domicilios presentes o futuros. Arkana Media podrá modificar estos Términos y Condiciones en cualquier momento, publicando las actualizaciones en su sitio web y/o notificándolas por correo electrónico. Dichas modificaciones tendrán efectos a partir de su publicación, y el Cliente acepta que el uso continuado de los servicios tras cualquier cambio constituye aceptación de las nuevas condiciones. Al contratar los servicios de Arkana Media, el Cliente declara haber revisado estos Términos y Condiciones, comprendido su alcance y aceptarlos en su totalidad. La aceptación se entenderá perfeccionada cuando el Cliente firme el contrato de servicio, realice el pago correspondiente o manifieste su conformidad por escrito. Solo así podrá Arkana Media iniciar la prestación del servicio solicitado, conforme a lo establecido en estos Términos y Condiciones.